¿HAS OÍDO HABLAR DEL MÉTODO PAPERLESS?

El método Paperless en el entorno laboral se refiere a la práctica de reducir o eliminar el uso del papel en las operaciones diarias

¿Qué significa despedirse del papel?

• Digitalizar documentos: La información en papel se convierte en documentos electrónicos mediante programas de digitalización. Sistema de archivado digital para oficinas: Los archivos, carpetas y documentos se escanean, indexan y almacenan de forma segura en un directorio central para facilitar el acceso. Cuando los contenidos se organizan en un sistema de archivado digital, los empleados ya no tienen que dedicar tiempo a la búsqueda de documentos.
• Trabajar sin papel: Los procesos que antes eran manuales ahora están automatizados. Por ejemplo, el sistema de gestión documental está alineado con otras aplicaciones para crear flujos de trabajo coherentes en todos los departamentos.
• Software para una oficina sin papeles: puede acceder a los documentos en cualquier momento, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Esto es especialmente importante si tienes varias oficinas o tus empleados necesitan acceso remoto.

¿Cómo adaptar mi empresa hacia la digitalización?

• En primer lugar es necesario establecer tus objetivos y metas para adaptar tu empresa hacia un modelo digital.
• Hay que evaluar el contexto y situación de la empresa, detectar oportunidades y analizar la competencia junto al mercado y clientes. Hay que conocer cuáles son las motivaciones que mueven tus clientes hacia tus productos o servicios y como es tu audiencia digital.
• Los procesos de transformación digital implican desarrollar cambios tecnológicos para nuevos modelos de negocio. Es decir, hay que adaptar la infraestructura digital para tener presencia en lugares donde se prestan los servicios. Un plan de transformación digital significa también que las empresas deben invertir en la digitalización de la experiencia de compra para ofrecer un servicio de calidad a tus clientes.
• Una buena estrategia de transformación digital debe combinar lo tecnológico con la sostenibilidad para impulsar proyectos de futuro. El perfil de cliente actual ya no es el mismo, el consumidor actual quiere formar parte de empresas que tengan un compromiso con el medio ambiente.

¿Por qué usar el método paperless?

• ahorra costes y espacio

Uno de los puntos más favorables de una oficina sin papel es el ahorro económico. Ya que reducirás los costes del consumo de papel, bolígrafos, archivadores, impresoras, cartuchos y demás consumibles. También, eliminar el papel reducirá la necesidad de disponer de un espacio físico demasiado amplio.

• accede a tus documentos con mayor rapidez y aumenta la productividad

Teniendo toda tu documentación digitaliza y clasificada puedes acceder a ella en cuestión de segundos sin tener que buscar entre archivadores y montones de papel. Esto se refleja en un aumento de la productividad en tu negocio.

• Mantén segura tu información

Un folio se puede perder fácilmente, además, cualquier persona puede acceder a él. Con un sistema de gestión de documentación puedes limitar el acceso a personas autorizadas y realizar copias de seguridad para no perder nada.

• Minimizar el impacto ambiental de las oficinas

La reducción del consumo del papel es una estrategia que se alinea con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) las empresas con una cultura paperless demuestran su compromiso y se posicionan como compañías ecofriendly